As 5 fases do gerenciamento de projetos

Que problemas e obstáculos você enfrenta como gerente de projeto? Para muitos, aumento do escopo, má comunicação e atrasos nas tarefas estão no topo da lista.

Para dizer o óbvio, o gerenciamento de projetos pode ser complicado. Sem planejamento e estratégia cuidadosos, pode parecer que você está trabalhando às cegas.

Portanto, se você estiver em uma posição de gerenciamento de projetos, começar com o básico é sua melhor aposta. Aqui, dividiremos os projetos em cinco fases para ajudá-lo a entender melhor o que precisa ser feito e quando.

O ciclo de vida do gerenciamento de projetos

As cinco etapas do gerenciamento de projetos

Fase 1: Concepção e Iniciação do Projeto

Etapa 2: Planejamento do Projeto

Etapa 3: Execução do Projeto

Estágio 4: Monitoramento e Controle do Projeto

Estágio 5: Encerramento do Projeto

O futuro do gerenciamento de projetos parece mais brilhante do que nunca.

O ciclo de vida do gerenciamento de projetos

Independentemente do tamanho ou escopo, todos os projetos seguem um processo semelhante. No gerenciamento de projetos, esse processo é chamado de ciclo de vida de um projeto.

Um ciclo de vida do projeto geralmente consiste em quatro fases: iniciação, planejamento, execução e encerramento. Alguns gerentes de projeto, no entanto, adicionam uma quinta fase chamada monitoramento e controle.

A etapa adicional pode ajudar os gerentes a manter o projeto no caminho certo e garantir que os problemas sejam identificados e resolvidos prontamente.

Como resultado, os modelos de cinco fases são considerados mais ágeis e eficazes para ajudar os projetos a serem bem-sucedidos. Na verdade, o Project Management Institute (PMI) também promove um ciclo de vida de cinco fases.

Na próxima seção, examinaremos mais de perto cada estágio do ciclo de vida do gerenciamento de projetos.

As cinco etapas do gerenciamento de projetos

Todo projeto bem-sucedido passa pelas mesmas cinco fases: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle.

Fase 1: Concepção e Iniciação do Projeto

Todo projeto começa com a concepção e iniciação. Durante esta fase, uma ideia torna-se um plano de negócios, completo com metas, termos do projeto e partes interessadas.

É também quando as equipes de projeto se reúnem – com o gerente de projeto – para construir um roteiro amplo para o projeto.

As equipes devem abordar algumas questões nesta fase, incluindo:

• Qual é o objetivo deste projeto?

• Quais são alguns obstáculos potenciais?

• Quem são os principais interessados?

• Tem um orçamento mínimo ou máximo?

• Quanto tempo levará este projeto?

Como parte desta fase, o patrocinador do projeto (a pessoa que solicitou a conclusão do projeto) aprova o orçamento e o cronograma.

Etapa 2: Planejamento do Projeto

Depois de definir o projeto em um nível mais amplo, é hora de definir os detalhes.

Durante esta fase, o gerente de projeto desenvolve um plano detalhado para executar, monitorar e controlar o projeto. Isso geralmente começa com a definição de metas.

Na hora de definir os objetivos de um projeto, as metodologias SMART e CLEAR são as mais utilizadas.

A sigla SMART significa Specific, Measurable, Achievable, Realistic e Timely. O uso dessa estrutura garante que seus objetivos sejam claramente definidos, realistas e alcançáveis.

Vejamos um exemplo. Um objetivo vago pode ser: “Desenvolver um aplicativo que simplifique o atendimento de pedidos”. Usando o método SMART, essa meta seria algo como “Desenvolver um aplicativo que reduza o tempo de atendimento de pedidos em 20%”.

O acrônimo CLEAR significa Colaborativo, Limitado, Emocional, Aceitável e Refinado.

Nessa metodologia, a equipe do projeto trabalha em direção a uma meta específica e alcançável dentro do prazo e do orçamento do projeto. Todos devem ser apaixonados por alcançá-lo e isso deve estar relacionado aos objetivos gerais do projeto.

O plano também deve incluir marcos e entregas para que todos saibam o que precisa ser feito, quem lida com o quê e quando os marcos devem ser concluídos. Também inclui uma divisão de tarefas, um cronograma, um plano de comunicação, uma estratégia de mitigação de riscos e um plano para lidar com os piores cenários.

Existem várias ideologias que você pode empregar para planejar este estágio. Ao usar o gerenciamento ágil de projetos, os recursos de desenvolvimento são usados ​​com eficiência e as necessidades do cliente são atendidas.

Além de manter todos atualizados sobre o progresso, permite mudanças rápidas e fáceis. O gerenciamento ágil de projetos possibilita gerenciar projetos de desenvolvimento de software de forma mais eficaz e eficiente.

Etapa 3: Execução do Projeto

Assim que a fase de planejamento estiver concluída, é hora de começar a implementar o plano. É aqui que o trabalho real é feito.

Durante esse estágio, os gerentes de projeto estabelecem fluxos de trabalho, atribuem tarefas aos membros da equipe e garantem que todos estejam no caminho certo. Eles também mantêm as partes interessadas e as equipes informadas à medida que o projeto avança.

Com tantos detalhes para lidar, muitos gerentes de projeto utilizam ferramentas de colaboração como Asana, Trello e o software de gerenciamento de projetos da HubSpot para rastrear tarefas, cronogramas e orçamentos em um local central.

Uma ferramenta de gerenciamento de projetos bem projetada irá mantê-lo no caminho certo e ajudá-lo a atingir seus objetivos. Para obter uma lista do melhor software de gerenciamento de projetos, confira este guia útil.

Estágio 4: Monitoramento e Controle do Projeto

O estágio quatro geralmente é executado simultaneamente com o estágio três. Afinal, para monitorar um projeto, primeiro ele precisa estar em execução.

Durante esta fase, o gerente de projeto trabalha com sua equipe para resolver quaisquer problemas. Isso envolve revisões e atualizações periódicas do plano para refletir mudanças no escopo do projeto ou na disponibilidade de recursos.

Também é importante monitorar o progresso em relação ao plano e tomar medidas corretivas quando necessário. Por exemplo, pode ser necessário revisar o cronograma para acomodar atrasos ou mudanças inesperadas.

Além disso, os gerentes de projeto podem monitorar o progresso em relação aos principais indicadores de desempenho (KPIs) ou fatores críticos de sucesso (CSFs). Por exemplo, você pode medir se seu projeto está dentro do cronograma e do orçamento ou se tarefas específicas estão sendo concluídas.

Estágio 5: Encerramento do Projeto

Esta é a última fase do ciclo de vida do gerenciamento de projetos. É quando você entrega as entregas ao patrocinador do projeto para aprovação. Durante esta fase, a equipe se desfaz e quaisquer contratações contratuais para o projeto serão rescindidas.

Após o encerramento, o gerente do projeto realiza uma revisão final que documenta as lições aprendidas com o projeto, bem como quaisquer dados necessários que possam ser úteis no futuro.

Os membros da equipe e as partes interessadas também discutem falhas e sucessos durante a apresentação do relatório. Isso ajuda a melhorar o desempenho e a produtividade em toda a organização.

O futuro do gerenciamento de projetos parece mais brilhante do que nunca

Tradicionalmente, o gerenciamento de projetos era feito com caneta e papel ou, na melhor das hipóteses, com uma planilha. Devido à complexidade dos projetos e à dispersão da força de trabalho, esses métodos se tornaram ineficazes.

Acompanhar o progresso e cumprir os prazos requer uma abordagem digital em primeiro lugar. O software de gerenciamento de projetos da HubSpot é uma ferramenta que pode definitivamente ajudar no gerenciamento de projetos.

Com este software, as equipes podem simplificar seus fluxos de trabalho, acompanhar seu progresso, compartilhar documentos e gerenciar suas tarefas.

Além disso, a plataforma HubSpot CRM permite que você a integre facilmente com suas outras ferramentas de vendas e marketing. Isso facilita o acompanhamento do progresso e garante que todos estejam na mesma página.

Além disso, o software fornece aos usuários insights em tempo real sobre seus fluxos de trabalho, permitindo que eles identifiquem gargalos e façam ajustes de acordo.

Então, se você está procurando maneiras de elevar o nível do seu gerenciamento de projetos, esta é sua chance. Pegue seu modelo de gerenciamento de projeto abaixo para acompanhar o progresso de sua equipe e otimizar seus fluxos de trabalho para aumentar a eficiência.