Se você for como eu, uma parte sólida do seu dia é vasculhar sua caixa de entrada, enviar e-mails para lixo eletrônico e responder a e-mails urgentes.
![profissional de marketing descobre hacks de e-mail](https://novo.plataformavx.com.br/wp-content/uploads/2023/02/11-hacks-de-e-mail-gratuitos-para-aumentar-sua-produtividade.jpg)
Precisa de ajuda para gerenciá-lo? Temos hacks de e-mail gratuitos que o ajudarão a gerenciar melhor sua caixa de entrada para que você possa se concentrar nas coisas importantes.
11 hacks de e-mail gratuitos para aumentar sua produtividade
1. Desative suas notificações ou pause os e-mails.
Além da mídia social, o e-mail é onde a maioria das pessoas é inundada com notificações. Isso pode ser um dos maiores bloqueadores da produtividade, pois sua atenção está sendo direcionada para outro lugar.
Solução? Simplesmente desative as notificações por e-mail para se concentrar em suas tarefas mais urgentes. Melhor ainda, você pode interromper a exibição de e-mails recebidos em sua caixa de entrada – se o seu provedor de e-mail permitir.
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Os usuários do Outlook podem pausar as notificações por meio do aplicativo Boomerang e retomá-las quando estiverem prontos para resolvê-las.
2. Bloqueie os horários para revisão de e-mail em lote.
Os e-mails podem chegar a qualquer hora do dia e, se você estiver trabalhando com uma equipe assíncrona, não haverá folgas.
Portanto, em vez de verificar constantemente seus e-mails e responder a cada um deles, reserve um tempo durante o dia para revisá-los.
Isso pode ser no início da manhã, no final da tarde ou sempre que você espera ter algum tempo de inatividade.
Consejo profesional: Depois de decidir sobre esse bloco de tempo, adicione-o ao seu calendário para evitar conflitos com outras atividades de trabalho.
3. Crie modelos.
Você sabe como os sites têm seções de perguntas frequentes? Em nossas carreiras profissionais, muitas vezes comunicamos a mesma coisa repetidamente para nossos clientes, colegas e partes interessadas.
Para tornar isso um pouco mais fácil, crie modelos para evitar começar do zero toda vez que você redigir um e-mail.
Seus modelos serão baseados nas perguntas que você recebe com mais frequência, nas frases que você mais usa e nas mensagens que você mais compartilha. Coisas como:
- E-mails frios
- Redirecionamentos para outras equipes
- Notificações semanais da equipe
- OOO mensagem
Para configurar isso no Gmail, navegue até suas configurações, clique na guia Avançado e clique em “Ativar” ao lado da seção Modelos.
4. Crie pastas.
A organização é a chave definitiva para a produtividade e os e-mails geralmente ficam em segundo plano. A ironia é que eles tendem a conter algumas das informações mais importantes que usamos no dia a dia.
Criar pastas em seu e-mail não apenas tornará as coisas mais fáceis de encontrar, mas também mais gerenciáveis ao priorizar seus e-mails.
Por exemplo, você pode criar categorias por:
- Prioridade (por exemplo, ação necessária, informativa)
- Função (por exemplo, RH, Finanças, Seguros)
- Equipes (por exemplo, liderança, subordinados diretos, colegas, etc.)
5. Filtre seus e-mails recebidos.
Por que classificar e-mails quando você pode fazer com que seu provedor de e-mail faça isso automaticamente?
O recurso de filtro – disponível na maioria dos provedores de e-mail – permite classificar, excluir, sinalizar e encaminhar e-mails.
Você pode fazer isso usando as seguintes informações:
- Endereço de e-mail
- Palavras e/ou frases
- Línea de asunto
- Acessório
Depois de criar o filtro, você designa a ação de acompanhamento automatizada.
Os casos de uso incluem adicionar e-mails da liderança a uma pasta específica, excluir lixo eletrônico e marcar lembretes como lidos.
6. Use um agendador de e-mail.
Longe vão os dias em que acordava às 6 da manhã apenas para enviar um e-mail que não poderia enviar às 22h da noite passada quando o rascunhou.
Alguns provedores de e-mail permitem que você agende uma data e hora para enviar seu e-mail para que você possa configurá-lo e esquecê-lo – sem preocupações.
Se o seu provedor não tiver esse recurso, considere uma extensão como o Boomerang, que você pode integrar ao seu e-mail para agendar e-mails.
7. Ative o recurso “cancelar envio”.
Todos nós fazemos isso: envie um e-mail e faça a releitura obrigatória do e-mail que você já releu cinco vezes antes de enviar SÓ por precaução – mesmo que você não possa fazer nada a respeito. Até agora.
O Gmail e outros provedores de e-mail agora permitem que você cancele o envio de um e-mail por alguns segundos depois de clicar em “Enviar”, para o caso de você perceber um erro ou simplesmente mudar de ideia.
Consejo profesional: Adicione os destinatários apenas quando seu e-mail estiver pronto – dessa forma, você nunca mais enviará um e-mail incompleto.
8. Aprenda atalhos.
Os atalhos permitem que você conclua suas tarefas de e-mail rapidamente, sem perder o ritmo.
Com atalhos de e-mail, você pode:
- Componha novos e-mails.
- Adicione destinatários cc e bcc.
- Inserir links.
- Abra sugestões de ortografia.
- Formate o texto com negrito, itálico, sublinhado, recuos e alinhamentos.
- Arquivar e-mails
E isso é só para citar alguns. Se houver um recurso que você usa com frequência, é provável que haja um atalho para acessá-lo com apenas um clique ou pressionamento de tecla.
Obviamente, os atalhos variam de acordo com o provedor e o dispositivo. Portanto, antes de começar a usá-los, verifique se você está usando os corretos.
9. Cancele a assinatura.
Se sua caixa de entrada for parecida com a minha, existem alguns milhares de e-mails de marcas com as quais você nunca interage.
Embora a exclusão desses e-mails seja demorada, você pode começar a organizar sua caixa de entrada cancelando a assinatura de e-mails que nunca lê. Infelizmente, nem todas as marcas têm fluxos de trabalho de desengajamento que o removerão automaticamente de uma lista de leitura.
Nesse caso, você mesmo terá que cancelar a inscrição manualmente. Confie em mim, seu futuro eu vai agradecer.
10. Obtenha uma extensão de navegador de gramática.
A maioria de nós rascunha e-mails diretamente da caixa “Novo Rascunho”. No entanto, essa estratégia vem com alguns riscos – ou seja, erros ortográficos ou frases estranhas.
Aplicativos como o Grammarly servirão como revisor, detectando seus erros assim que você os cometer. O Grammarly também possui recursos interessantes que informam o tom da sua mensagem e sugerem frases alternativas.
Com esta ferramenta, você nunca precisa se preocupar com a forma como soa ou se há um erro de digitação oculto. Isso elimina todas as suposições para que você possa se concentrar apenas em pressionar “Enviar”.
11. Priorize seus e-mails.
Se você ainda está lutando para gerenciar o grande volume de e-mails que recebe, tente seguir esta regra popular: Se o e-mail exigir uma resposta que levará dois minutos ou menos, responda imediatamente.
Se demorar mais, guarde para mais tarde. Essa estratégia foi projetada para ajudá-lo a se livrar da desordem sem ficar sobrecarregado.
Aí está – hacks de e-mail gratuitos que ajudarão você a controlar sua caixa de entrada e maximizar sua produtividade.
Nota do editor: esta postagem foi publicada originalmente em agosto de 2016 e foi atualizada para maior abrangência.