O Guia Completo de Noções Básicas de Gerenciamento de Projetos

O gerenciamento de projetos não é apenas sobre a construção de software e hardware. Os gerentes de projeto distribuem recursos adequadamente, gerenciam cronogramas e cuidam das partes interessadas durante todo o processo.

No entanto, muitas vezes é mais fácil dizer do que fazer. Afinal, há uma razão pela qual os gerentes de projeto estão constantemente aprimorando suas abordagens e repensando seus processos.

Neste artigo, você aprenderá os fundamentos do gerenciamento de projetos e como implementá-los em sua empresa. Vamos começar.

Índice

O processo inclui o desenvolvimento de planos para cumprir prazos, mantendo os objetivos de qualidade dentro das restrições de tempo e orçamento. Essa disciplina pode pertencer a um gerente dedicado ou a um líder em um projeto.

Por que o gerenciamento de projetos é importante?

Os processos de gerenciamento de projetos são essenciais para projetos bem-sucedidos. A pesquisa do Project Management Institute descobriu que as organizações que não integram o gerenciamento de projetos verão sua taxa de falha de projeto total aumentar em um fator de 2/3.

Essa é uma estatística chocante. Portanto, vamos nos aprofundar em alguns dos principais benefícios resultantes de processos maduros de gerenciamento de projetos.

Você cumprirá prazos importantes.

O gerenciamento de projetos permite que você divida grandes tarefas em prazos menores. Ao aderir a esses marcos, os projetos podem facilmente permanecer dentro do cronograma do começo ao fim.

Na verdade, as empresas com processos de entrega de valor maduros entregam projetos no prazo com mais frequência do que aquelas sem gerenciamento de projetos (63% em comparação com 39%).

Você aumentará o buy-in.

O gerenciamento de projetos permite que uma equipe construa confiança e credibilidade entre colegas, clientes e partes interessadas. Afinal de contas, se você estiver sempre enviando produtos de alta qualidade no prazo, certamente conquistará as pessoas.

Você pode acompanhar facilmente os gastos.

Você poderá ficar dentro do seu orçamento, ou mesmo abaixo do orçamento. O PMI descobriu que 11,4% de todos os recursos são desperdiçados devido a processos de gerenciamento de projetos inferiores.

Economizar dinheiro é especialmente importante em um cenário em que apenas 43% das empresas relatam que concluem projetos dentro do orçamento “na maior parte do tempo” ou “sempre”.

Você vai melhorar sua cultura.

Você pode desenvolver uma cultura de melhoria contínua de processos por meio da gestão do conhecimento. Se você promover um ambiente que priorize a otimização e o aprendizado, provavelmente inspirará outras pessoas e atrairá funcionários com a mesma mentalidade.

Responsabilidades do Gerente de Projeto

Um gerente de projeto planeja, organiza e lidera a execução de um projeto. Isso garante que ele atenda às metas esperadas enquanto entrega os recursos necessários dentro das restrições de tempo e orçamento.

Os profissionais de gerenciamento de projetos fornecem liderança por meio de varredura ambiental eficaz, síntese de informações em dados significativos e análise objetiva. Esse é um amplo conjunto de responsabilidades que exigem treinamento e experiência.

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Discutiremos quais habilidades — treinadas e desenvolvidas por meio da experiência — você precisará para essa função.

Conjuntos de habilidades do gerente de projeto

Para garantir que as equipes permaneçam produtivas e que os projetos estejam no caminho certo, os gerentes de projeto precisam de um amplo conjunto de habilidades. Aqui estão algumas das habilidades mais importantes que você precisa para se destacar nessa função.

Habilidades interpessoais

Os gerentes de projeto (PMs) precisam interagir com muitas pessoas, incluindo membros da equipe, partes interessadas e outros gerentes de projeto. Grandes PMs podem trabalhar com um grupo diversificado de pessoas para atingir um objetivo comum.

As partes interessadas geralmente têm objetivos concorrentes. Para criar coesão, os PMs devem ser diplomáticos ao administrar relacionamentos profissionais com pessoas que podem ter perspectivas, níveis de habilidade e políticas pessoais diferentes.

Bons relacionamentos mantêm os membros da equipe motivados e facilitam a resolução de disputas de equipe.

Habilidades de comunicação

Os gerentes de projeto devem agendar reuniões frequentes entre os colaboradores e fornecer feedback sobre o desempenho. Você não apenas precisa saber com quem se encontrar e quando, mas também precisa equilibrar vários estilos de comunicação.

Por exemplo, o jurídico vai querer sua atualização em termos de contratos e riscos. Enquanto isso, o setor financeiro estará ansioso para saber sobre seu orçamento e gastos. Os engenheiros e a equipe de marketing também terão interesses diferentes que exigem diferentes tipos de comunicação.

Habilidades de Tomada de Decisão

Um gerente de projeto deve tomar decisões e assumir a responsabilidade pelos resultados. Ser claro sobre os objetivos e estabelecer altas expectativas ajuda a manter o moral.

As habilidades de tomada de decisão incluem priorizar recursos, desenvolver estimativas alternativas, avaliar riscos e garantir o gerenciamento adequado do orçamento.

Habilidades gerenciais

Os gerentes de projeto são responsáveis ​​por liderar uma equipe e relatar o progresso para jogadores mais experientes.

Você precisará de experiência em liderar uma equipe, lidar individualmente e enfrentar os desafios à medida que eles surgirem. Os PMs também devem ser capazes de se comunicar com a liderança em nome de suas equipes.

Em alguns casos, os gerentes de projeto precisam construir a equipe para sua iniciativa. Isso pode incluir encontrar os participantes internos certos ou procurar fora da organização. Idealmente, um PM tem alguma experiência em recrutar novos membros para a equipe.

O ciclo de vida do gerenciamento de projetos

É melhor olhar para todo o processo de gerenciamento de projetos como uma série de estágios. Cada etapa tem um objetivo. No total, existem cinco estágios críticos no ciclo de vida do gerenciamento de projetos. Vamos oferecer uma breve visão geral de cada estágio.

• Iniciação. Nesta fase, os gerentes de projeto analisam o projeto de forma realista. Eles estimam quanto tempo o projeto deve levar, o que acaba determinando o orçamento da linha de base e o cronograma do projeto.
• Planejamento. A fase de planejamento envolve a análise de detalhes técnicos, atribuição de tarefas aos membros certos da equipe e identificação de riscos associados a diferentes partes do projeto.
• Execução. Aqui você começa a agir de acordo com o plano que criou no estado anterior.
• Monitoramento e controle. Esta etapa garante que você cumpra seus prazos. Você não está apenas fazendo o trabalho definido em seu plano, mas também monitorando seu progresso. Aqui, você determina se cumpre todos os regulamentos governamentais e padrões do setor. Você também acompanha todas as despesas e progresso do projeto.
• Fechando. A conclusão de um projeto é a sua etapa final. Aqui, você determina se o projeto entrega os resultados pretendidos e se deve cancelar ou continuar o projeto.

Abordagens populares para gerenciamento de projetos

Embora a maioria das organizações concorde que o gerenciamento de projetos é importante, existem muitos estilos diferentes que os PMs usam. Nesta seção, você explorará quatro abordagens populares para o gerenciamento de projetos.

Planejamento Baseado em Produto

O planejamento baseado em produtos concentra sua abordagem em torno de saídas e entregas do projeto. Essa abordagem se concentra no lançamento de um produto ou serviço desde a concepção até a conclusão, sendo o resultado final a venda do produto ou serviço.

Planejamento Baseado em Processos

O planejamento baseado em processos garante que todas as atividades do projeto contribuam para atingir os objetivos organizacionais. Com essa abordagem, o gerente de projeto cria, gerencia e aprimora projetos alinhados com os valores centrais do negócio.

Abordagem em fases para gerenciamento de produtos

Essa abordagem envolve planejamento e implementação de projetos em fases devido a restrições externas. Cada estágio passa pelas cinco etapas do ciclo de vida do gerenciamento do produto. Por isso, essa abordagem é ideal para projetos pequenos e bem definidos.

Gerenciamento de Produção de Projetos

Essa abordagem usa teorias e princípios da ciência operacional para entender e otimizar a entrega do projeto. O gerenciamento de produção do projeto usa dados de atividades para prever limites e determinar níveis de realização.

Melhores práticas de gerenciamento de projetos

Independentemente da abordagem que você escolher, existem dicas universais que ajudam a todos. Aqui estão algumas das melhores práticas aplicáveis ​​a qualquer projeto em qualquer indústria ou domínio.

1. Invista em soluções de software de gerenciamento de projetos.

Hoje, menos de 1 em cada 4 organizações usa qualquer tipo de software de gerenciamento de projetos. Em vez disso, as equipes contam com uma colcha de retalhos de planilhas, anotações em papel e e-mails. Essa abordagem resulta em desorganização. Não há como ver onde um projeto está em tempo real.

O software de gerenciamento de projetos ajudará você a acompanhar seus projetos e agendas, organizar tarefas e atividades, comunicar-se de maneira eficaz com sua equipe e gerenciar riscos e problemas.

Você também pode personalizar painéis para rastrear KPIs e criar relatórios para ajudar a prever com base em dados históricos e tendências atuais para planejamento futuro.

2. Antecipe a mudança mantendo um cronograma flexível.

A maioria dos projetos sofre atrasos. Infelizmente, pequenos atrasos podem se transformar em problemas significativos quando você segue um cronograma fixo. Por outro lado, um horário flexível pode lidar com a maioria das mudanças no tranco.

Enquanto alguns prazos têm flexibilidade, outros podem ser rígidos. Mantenha uma lista de datas que não podem ser alteradas. Isso permite que você cumpra prazos externos com prazos definidos, permitindo prazos flexíveis em outras áreas.

3. Acompanhe os estilos de comunicação.

No início do seu projeto, sente-se com as partes interessadas importantes. Pergunte com que frequência eles querem ouvir você e como eles gostariam de se comunicar.

Por exemplo, algumas partes interessadas desejarão uma reunião semanal do Zoom com sua equipe. Outros podem preferir uma atualização diária do Slack ou um e-mail mensal com o progresso.

Você pode organizar essas informações em uma planilha ou em uma seção de seu software de gerenciamento de projetos para mantê-las organizadas.

4. Conheça suas métricas.

Um dos maiores desafios de qualquer projeto é medir o sucesso. Por conta disso, você precisará definir pontos mensuráveis ​​antes e durante a execução do seu projeto. Saiba quais métricas são importantes para o seu projeto e quando.

Lembre-se de que as métricas essenciais mudarão com o tempo. Se o seu projeto está apenas começando, você pode apenas comemorar o rápido alcance de marcos importantes.

Com o tempo, você precisará provar o impacto do seu projeto. Isso inclui métricas como o número de leads ou a contribuição para o ROI.

Aumente o nível do seu gerenciamento de projetos

Olhando mais de perto o básico, você pode ver que o gerenciamento de projetos é um campo amplo que requer uma compreensão profunda da comunicação e das nuances específicas do setor.

Ao incorporar as ferramentas e técnicas mencionadas acima em sua experiência de trabalho diária, você pode aprimorar seu desempenho como gerente de projeto.

Para ajudá-lo a dar o pontapé inicial, confira nosso modelo de gerenciamento de projeto gratuito agora – ele ajudará você a economizar muito tempo e recursos valiosos.