11 hacks de e-mail gratuitos para aumentar sua produtividade

Se você for como eu, uma parte sólida do seu dia é vasculhar sua caixa de entrada, enviar e-mails para lixo eletrônico e responder a e-mails urgentes.

Precisa de ajuda para gerenciá-lo? Temos hacks de e-mail gratuitos que o ajudarão a gerenciar melhor sua caixa de entrada para que você possa se concentrar nas coisas importantes.

11 hacks de e-mail gratuitos para aumentar sua produtividade

1. Desative suas notificações ou pause os e-mails.

Além da mídia social, o e-mail é onde a maioria das pessoas é inundada com notificações. Isso pode ser um dos maiores bloqueadores da produtividade, pois sua atenção está sendo direcionada para outro lugar.

Solução? Simplesmente desative as notificações por e-mail para se concentrar em suas tarefas mais urgentes. Melhor ainda, você pode interromper a exibição de e-mails recebidos em sua caixa de entrada – se o seu provedor de e-mail permitir.

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Os usuários do Outlook podem pausar as notificações por meio do aplicativo Boomerang e retomá-las quando estiverem prontos para resolvê-las.

2. Bloqueie os horários para revisão de e-mail em lote.

Os e-mails podem chegar a qualquer hora do dia e, se você estiver trabalhando com uma equipe assíncrona, não haverá folgas.

Portanto, em vez de verificar constantemente seus e-mails e responder a cada um deles, reserve um tempo durante o dia para revisá-los.

Isso pode ser no início da manhã, no final da tarde ou sempre que você espera ter algum tempo de inatividade.

Dica profissional: Depois de decidir sobre esse bloco de tempo, adicione-o ao seu calendário para evitar conflitos com outras atividades de trabalho.

3. Crie modelos.

Você sabe como os sites têm seções de perguntas frequentes? Em nossas carreiras profissionais, muitas vezes comunicamos a mesma coisa repetidamente para nossos clientes, colegas e partes interessadas.

Para tornar isso um pouco mais fácil, crie modelos para evitar começar do zero toda vez que você redigir um e-mail.

Seus modelos serão baseados nas perguntas que você recebe com mais frequência, nas frases que você mais usa e nas mensagens que você mais compartilha. Coisas como:

• E-mails frios
• Redirecionamentos para outras equipes
• Notificações semanais da equipe
• OOO mensagem

Para configurar isso no Gmail, navegue até suas configurações, clique na guia Avançado e clique em “Ativar” ao lado da seção Modelos.

4. Crie pastas.

A organização é a chave definitiva para a produtividade e os e-mails geralmente ficam em segundo plano. A ironia é que eles tendem a conter algumas das informações mais importantes que usamos no dia a dia.

Criar pastas em seu e-mail não apenas tornará as coisas mais fáceis de encontrar, mas também mais gerenciáveis ​​ao priorizar seus e-mails.

Por exemplo, você pode criar categorias por:

• Prioridade (por exemplo, ação necessária, informativa)
• Função (por exemplo, RH, Finanças, Seguros)
• Equipes (por exemplo, liderança, subordinados diretos, colegas, etc.)

5. Filtre seus e-mails recebidos.

Por que classificar e-mails quando você pode fazer com que seu provedor de e-mail faça isso automaticamente?

O recurso de filtro – disponível na maioria dos provedores de e-mail – permite classificar, excluir, sinalizar e encaminhar e-mails.

Você pode fazer isso usando as seguintes informações:

• Endereço de e-mail
• Palavras e/ou frases
• Linha de assunto
• Acessório

Depois de criar o filtro, você designa a ação de acompanhamento automatizada.

Os casos de uso incluem adicionar e-mails da liderança a uma pasta específica, excluir lixo eletrônico e marcar lembretes como lidos.

6. Use um agendador de e-mail.

Longe vão os dias em que acordava às 6 da manhã apenas para enviar um e-mail que não poderia enviar às 22h da noite passada quando o rascunhou.

Alguns provedores de e-mail permitem que você agende uma data e hora para enviar seu e-mail para que você possa configurá-lo e esquecê-lo – sem preocupações.

Se o seu provedor não tiver esse recurso, considere uma extensão como o Boomerang, que você pode integrar ao seu e-mail para agendar e-mails.

7. Ative o recurso “cancelar envio”.

Todos nós fazemos isso: envie um e-mail e faça a releitura obrigatória do e-mail que você já releu cinco vezes antes de enviar SÓ por precaução – mesmo que você não possa fazer nada a respeito. Até agora.

O Gmail e outros provedores de e-mail agora permitem que você cancele o envio de um e-mail por alguns segundos depois de clicar em “Enviar”, para o caso de você perceber um erro ou simplesmente mudar de ideia.

Dica profissional: Adicione os destinatários apenas quando seu e-mail estiver pronto – dessa forma, você nunca mais enviará um e-mail incompleto.

8. Aprenda atalhos.

Os atalhos permitem que você conclua suas tarefas de e-mail rapidamente, sem perder o ritmo.

Com atalhos de e-mail, você pode:

• Componha novos e-mails.
• Adicione destinatários cc e bcc.
• Inserir links.
• Abra sugestões de ortografia.
• Formate o texto com negrito, itálico, sublinhado, recuos e alinhamentos.
• Arquivar e-mails

E isso é só para citar alguns. Se houver um recurso que você usa com frequência, é provável que haja um atalho para acessá-lo com apenas um clique ou pressionamento de tecla.

Obviamente, os atalhos variam de acordo com o provedor e o dispositivo. Portanto, antes de começar a usá-los, verifique se você está usando os corretos.

9. Cancele a assinatura.

Se sua caixa de entrada for parecida com a minha, existem alguns milhares de e-mails de marcas com as quais você nunca interage.

Embora a exclusão desses e-mails seja demorada, você pode começar a organizar sua caixa de entrada cancelando a assinatura de e-mails que nunca lê. Infelizmente, nem todas as marcas têm fluxos de trabalho de desengajamento que o removerão automaticamente de uma lista de leitura.

Nesse caso, você mesmo terá que cancelar a inscrição manualmente. Confie em mim, seu futuro eu vai agradecer.

10. Obtenha uma extensão de navegador de gramática.

A maioria de nós rascunha e-mails diretamente da caixa “Novo Rascunho”. No entanto, essa estratégia vem com alguns riscos – ou seja, erros ortográficos ou frases estranhas.

Aplicativos como o Grammarly servirão como revisor, detectando seus erros assim que você os cometer. O Grammarly também possui recursos interessantes que informam o tom da sua mensagem e sugerem frases alternativas.

Com esta ferramenta, você nunca precisa se preocupar com a forma como soa ou se há um erro de digitação oculto. Isso elimina todas as suposições para que você possa se concentrar apenas em pressionar “Enviar”.

11. Priorize seus e-mails.

Se você ainda está lutando para gerenciar o grande volume de e-mails que recebe, tente seguir esta regra popular: Se o e-mail exigir uma resposta que levará dois minutos ou menos, responda imediatamente.

Se demorar mais, guarde para mais tarde. Essa estratégia foi projetada para ajudá-lo a se livrar da desordem sem ficar sobrecarregado.

Aí está – hacks de e-mail gratuitos que ajudarão você a controlar sua caixa de entrada e maximizar sua produtividade.

Nota do editor: esta postagem foi publicada originalmente em agosto de 2016 e foi atualizada para maior abrangência.