Quando você está tentando atingir metas pessoais e/ou profissionais, uma das primeiras coisas que você avalia é a sua produtividade.
Você está administrando bem o seu tempo? Você está marcando itens em sua lista de tarefas? Ou você se vê ficando para trás? Se assim for, este artigo é para você.
Descubra formas de baixo esforço para aumentar sua produtividade – esteja você trabalhando em casa ou indo para o escritório.
- Como Aumentar a Produtividade no Trabalho
- Descubra seus padrões de produtividade.
- Não multitarefa.
- Ser responsável.
- Divida grandes tarefas.
- Bloqueie seu calendário.
- Use aplicativos de produtividade.
- Maneiras de aumentar a produtividade em casa
- Limite as distrações.
- Atenha-se a uma rotina.
- Priorize as pausas.
- Configure seu ambiente.
- Tenha um espaço de trabalho designado.
Como Aumentar a Produtividade no Trabalho
1. Descubra seus padrões de produtividade.
Só porque o dia de trabalho médio é entre 8h e 17h não significa que essas são as horas em que você faz o seu melhor trabalho.
Alguns de nós se concentram melhor no início da manhã, antes do sol nascer, e alguns de nós são corujas noturnas.
A primeira coisa que você deve fazer ao trabalhar em sua produtividade é primeiro observar a si mesmo – especificamente quando você faz mais ou menos. Como alguns dias são naturalmente mais agitados do que outros, faça isso durante um período de uma semana.
Identificar esses dias e horas de ‘ponto ideal’ permitirá que você planeje melhor seu dia e execute tarefas mais rapidamente sem comprometer a qualidade ou a precisão.
Por exemplo, planejei minhas segundas-feiras para incluir tarefas de baixo esforço porque tendo a entrar e sair de reuniões. Isso torna difícil fazer qualquer coisa que exija foco intenso. Como resultado, agendo tarefas curtas e rápidas.
As terças-feiras, por outro lado, são muito tranquilas e faço meu melhor trabalho entre 10h e 13h. Com isso em mente, realizo minhas tarefas mais pesadas, como pesquisa e redação.
Depois de saber em quais horas você trabalha com mais eficiência, você pode alocar projetos de acordo e usar esse tempo para tarefas difíceis.
Muitos de nós pensamos que somos preguiçosos ou improdutivos quando a verdade é que não estamos ouvindo nossos corpos. Identificar quais partes do dia trazem o melhor de você é provavelmente a chave para aumentar a motivação e a eficácia no trabalho.
Depois de fazer isso, tudo o que resta a fazer é ajustar sua programação de acordo.
2. Não multitarefa.
Parece que todos nós recebemos um memorando como jovens adultos de que a multitarefa era o pico de produtividade. Acontece que não é. Na verdade, estudos recentes sugerem que tentar realizar várias tarefas ao mesmo tempo atrapalha sua produtividade.
Embora alternar entre várias tarefas possa parecer mais rápido, acaba demorando mais porque a mente só consegue se concentrar em uma atividade por vez. Como tal, seu cérebro acaba fazendo o dobro do trabalho para se concentrar em cada tarefa.
Você já conversou com um amigo, mas depois percebeu que não registrou algo que ele disse porque você se distraiu? Com a multitarefa, você pode não perceber e acabar cometendo erros.
Sua melhor aposta é concentrar sua energia e atenção em uma tarefa de cada vez. Você eliminará as distrações e permitirá que sua mente esteja mais presente.
Você descobrirá que dar a si mesmo espaço suficiente leva a tempos de conclusão muito mais rápidos e a um trabalho de maior qualidade em geral.
3. Seja responsável.
A responsabilidade pode ser um importante impulsionador de produtividade para objetivos pessoais e profissionais. Eles geralmente lembram seu “porquê” e servem como motivação para continuar.
No trabalho, essa responsabilidade terá que ser auto-imposta, a menos que você tenha um colega de trabalho ou uma equipe da qual possa depender para isso.
Ser responsável é assim:
- Bloquear horários em seu calendário para realizar tarefas específicas.
- Colocar um cronômetro de 1 hora para concluir uma tarefa.
- Agendamento de lembrete.
- Definir prazos, mesmo que sua tarefa ou projeto não o exija.
Se você trabalha em casa, ter um parceiro de responsabilidade pode ser especialmente útil. Talvez sua equipe se reúna às segundas-feiras por uma hora para trabalhar juntos via Zoom, mesmo que seja em silêncio.
Ou você pode se encontrar com seu colega de trabalho uma vez por semana para fornecer um ao outro relatórios de progresso sobre os próximos projetos.
Seja pessoal ou compartilhado, a responsabilidade pode aumentar significativamente sua produtividade.
4. Divida grandes tarefas.
Imagine que você tem um projeto de alto impacto para daqui a algumas semanas. Toda vez que você pensa sobre isso, você imagina o projeto como um todo e quão longe você está da conclusão. Essa é uma receita para o desastre.
Para permanecer produtivo, é essencial que você divida suas tarefas em pequenas partes acionáveis. Isso diminuirá (ou removerá) a ansiedade geralmente associada ao trabalho em si e permitirá que você se mantenha motivado ao atingir marcos importantes.
5. Bloqueie seu calendário.
Não há nada mais frustrante do que tentar entrar na zona, mas ser interrompido por uma reunião de última hora ou uma notificação do Teams.
Uma maneira de proteger seu tempo é bloquear sua agenda durante horários definidos para lidar com sua lista de tarefas. Isso criará os limites necessários para evitar interrupções e, ao mesmo tempo, definir expectativas para seus colegas sobre quando você estará disponível.
Se eles enviarem um ping para você durante esse período, não se sinta obrigado a responder imediatamente.
Melhor ainda, ative o recurso “Não perturbe” no aplicativo de mensagens em grupo para indicar que você não está disponível.
A maioria das estratégias para aumentar a produtividade exige que você adote uma abordagem proativa, em vez de reativa. E este é aquele em que os benefícios são imediatamente claros.
6. Use aplicativos de produtividade.
Se todas as outras técnicas falharem, provavelmente existe um aplicativo para ajudá-lo a aumentar sua produtividade.
Os aplicativos de produtividade variam em finalidade e função. Alguns se concentram no gerenciamento do tempo, enquanto outros se concentram na organização. Aqui estão algumas opções principais:
- Toggl – Um cronômetro para usar ao usar o método de foco Pomodoro e ao rastrear quanto tempo cada tarefa leva para ser concluída.
- Notion – Um espaço de trabalho digital para armazenar seus documentos, listas de tarefas e muito mais.
- Mindfulness – Um aplicativo para usar durante suas pausas para recalibrar.
Maneiras de aumentar a produtividade em casa
1. Limite as distrações.
As distrações podem ser um grande obstáculo à produtividade no trabalho, por isso é tão importante limitá-las o máximo possível.
Ao ler isso, você pode estar pensando em coisas como mídia social e TV. Esses também são ruins, mas há algumas distrações desavisadas a serem consideradas.
O primeiro são os colegas de quarto – quer estejam falando diretamente com você ou em segundo plano, é difícil ignorá-los. Se puder, certifique-se de se isolar durante suas horas mais produtivas para garantir que você possa fazer seu trabalho.
Dica profissional: Se a separação não for possível, coloque fones de ouvido para bloquear o ruído.
O próximo é o(s) seu(s) animal(is) de estimação. Claro, eles são fofos e adoráveis, mas quando estão dando zoom ou implorando por atenção, isso pode rapidamente se tornar perturbador.
Por último, seu celular. É provavelmente o que você procura sempre que desvia o olhar do computador, mas também é o que o impedirá de voltar atrás.
Uma maneira de evitar isso é colocar o telefone fora do seu espaço de trabalho. Se você está preocupado em perder chamadas, coloque o toque alto para garantir que você ouça suas chamadas.
Manter as distrações no mínimo pode fazer maravilhas pela sua produtividade, já que elas são um pouco de tempo que você geralmente não considera.
2. Atenha-se a uma rotina.
Quando trabalho fora da minha rotina normal, minha produtividade é mais baixa.
Isso porque a mente ama o que é familiar. Desde o momento em que você se levanta ao som da música que ouve em sua mesa, cada passo da sua rotina serve como uma pista para o seu comportamento.
Portanto, quando você não consegue manter uma rotina consistente, pode ser difícil se concentrar e ser produtivo.
Uma rotina pode ser assim:
- Começar e terminar o trabalho no mesmo horário todos os dias.
- Ter um espaço de trabalho designado.
- Fazendo pausas a cada duas horas.
- Associando cada dia de trabalho a um conjunto de tarefas. Por exemplo, segundas-feiras para reuniões, terças-feiras para redação e quartas-feiras para análises.
- Ouvir música ao concluir certas tarefas.
3. Priorize as pausas.
Para manter os níveis de produtividade altos em casa, fazer pausas regulares é fundamental.
Em um escritório, as pausas são incorporadas ao ambiente. Você pode parar para conversar com colegas de trabalho ou levantar para fazer um lanche ou tomar um café. Em casa, você precisa estruturar suas pausas ou corre o risco de se esgotar.
Afastar-se de sua mesa – mesmo que por apenas cinco minutos – serve como uma reinicialização, uma atualização cerebral que realmente o ajudará a manter o foco ao longo do dia.
Além disso, uma pausa não precisa parecer uma pausa para comer. Pode ser:
- Caminhando
- Sentado no lado de fora
- Fazendo exercícios de respiração
- Trabalhando fora
- Alongamento
- Diário
Ao contrário da rolagem do destino, essas atividades são consideradas impulsionadores de energia que o ajudarão a se manter produtivo durante o horário de trabalho.
4. Configure seu ambiente.
Assim como sua rotina serve como uma dica para sua produtividade, seu ambiente também servirá. Como tal, é importante que você se prepare para o sucesso nesta área.
Comece organizando sua mesa para mantê-la organizada. Embora provavelmente fique bagunçado ao longo do dia, certifique-se de terminar cada dia de trabalho arrumando tudo para o dia seguinte. Pense nisso como um pequeno investimento no seu futuro.
A música também pode ser uma ótima deixa para começar seu dia de trabalho. Meu favorito pessoal é minha lista de reprodução Cafe con Leche Spotify. É reconfortante, mas otimista e indica que é hora de trabalhar de cabeça baixa.
Seja jazz ou Dembow, a música pode ser um grande impulsionador da produtividade se você usá-la com sabedoria.
5. Tenha um espaço de trabalho designado.
Trabalhar em casa tornou-se uma realidade de longo prazo para muitos, mas a mudança de cenário pode ser difícil se você não reservar um tempo para estabelecer um espaço de trabalho eficaz.
Ter uma área designada configurada especificamente para o trabalho ajudará a mantê-lo focado e organizado. Também fornecerá uma barreira física e mental entre a vida doméstica e os negócios – o que é essencial ao tentar permanecer produtivo.
Ser capaz de mudar para o ‘modo de trabalho’ assim que você se senta em sua mesa ou mesa pode permitir que você entre na mentalidade certa para atingir seus objetivos.
Uma vez instalado, ter um local de trabalho designado certamente tornará mais fácil manter o foco em seu trabalho enquanto desfruta dos benefícios de realizá-lo remotamente.
Siga estas dicas e você estará no caminho certo para se tornar uma potência de produtividade.
