Esteja você concluindo tarefas recorrentes ou criando um novo programa, a documentação do processo pode ajudá-lo a formalizar seus empreendimentos comerciais. Na verdade, a criação de documentação ajuda a melhorar a coordenação, a estrutura e a consistência em sua organização.
Este post reúne as melhores práticas para documentação de processos. Aqui, você aprenderá:
O que é documentação de processos?
A documentação do processo envolve a criação de guias internos que descrevem as etapas necessárias para concluir uma tarefa do início ao fim. Esses materiais podem ser usados na integração de uma nova contratação ou na transferência de tarefas quando um funcionário se demite. A documentação do processo também pode demonstrar a complexidade de uma determinada função.
A documentação do processo pode ser um tutorial passo a passo sobre uma nova ferramenta de software ou um documento de integração para novas contratações. Essa prática permite que você seja proativo ao projetar sistemas e processos internos que economizam tempo, capital e energia valiosa.
Por que a documentação do processo é importante
Se você não tiver estrutura e detalhes para os principais processos organizacionais, sua empresa corre mais riscos de ineficiências. A documentação do processo fornece uma camada adicional de proteção para sua organização.
A falta de documentação pode levar aos seguintes desafios organizacionais.
Falta de retenção de informações
Se apenas uma pessoa tiver amplo conhecimento sobre um processo, a organização corre o risco de perder esse conhecimento se ela sair. A documentação do processo ajuda a delinear as informações que essa pessoa possui e permite que você as armazene de forma que outras pessoas possam acessar.
Redundâncias
Sem um roteiro, há uma chance maior de que o tempo seja desperdiçado em tarefas desnecessárias ou repetitivas. A documentação do processo pode ajudá-lo a delinear e visualizar essas redundâncias para que você possa criar uma solução melhor.
Gargalos
O gargalo pode ocorrer em qualquer estágio do processo. É importante descobrir de onde vêm os gargalos e por quê. Identificar esses atrasos e obstáculos será útil ao criar mais eficiência.
Perda de receita
Menos produtividade significa mais tempo e energia gastos na execução de processos em sua organização. Os membros da equipe, então, têm menos disponibilidade para assumir novos projetos. Essa desorganização pode levar à perda de receita, ou até mesmo ao faturamento do seu negócio.
Benefícios da Documentação do Processo
A documentação do processo é crítica para a função geral e o fluxo dos sistemas em sua organização. Seguem-se outros benefícios comuns da documentação do processo.
Cria resiliência contra a mudança.
A documentação do processo permite que sua organização mantenha um ritmo e impulso constantes, apesar das peças em movimento. Ao quebrar tudo (da maneira mais granular possível), os componentes individuais do processo podem ser deslocados ou substituídos com considerável facilidade.
Isso pode ser especialmente útil quando há reestruturações ou mudanças de pessoal em sua organização. Quando uma pessoa deixa sua equipe, seu conhecimento pode permanecer. Se um novo colega de equipe ingressar, a documentação o ajudará a crescer rapidamente.
Você identificará processos e etapas dispensáveis.
Ao mergulhar em seus processos organizacionais, você determinará se um processo está trazendo valor justificável para sua organização. Você poderá identificar quais etapas dentro de seus processos são necessárias e eficazes.
Existem etapas que podem ser alteradas ou eliminadas sem sacrificar a eficácia? Essa prática criará clareza para sua equipe.
Ele coleta e organiza o conhecimento.
Um documento de processo contém conhecimento coletivo sobre uma determinada abordagem de um tópico. Ao tornar esses documentos facilmente acessíveis aos membros da equipe, você permite o crescimento e o fluxo de informações em toda a organização.
Ele permite a autoavaliação e leva em conta as variáveis.
A documentação do processo permite que os membros da equipe reflitam sobre suas contribuições individuais. Eles podem ver com precisão seu impacto no resultado de um determinado processo.
A criação de documentação também é útil para identificar onde fazer ajustes para refinar o processo para obter melhores resultados.
Ele garante a conformidade.
Sua equipe deve incluir documentos de processo relevantes no processo de integração e treinamento. Você pode garantir que os membros da equipe, novos e antigos, tenham todas as informações de que precisam para concluir uma tarefa.
Ao especificar parâmetros, você pode garantir que a conformidade legal, de segurança ou outra seja alcançada.
Minimiza erros.
Erros são uma parte natural da vida. No entanto, você deseja evitar erros em seus negócios sempre que possível. Instruções passo a passo para concluir uma tarefa podem ajudá-lo a minimizar esses erros.
Criando documentação do processo
Agora que você viu como a documentação de processo é essencial para sua organização, vamos explorar como você pode implementá-la em seus próprios negócios.
Como Escrever a Documentação do Processo
- Identifique seu propósito.
- Determine seu público.
- Identifique o formato.
- Definir escopo.
- Identificar as ferramentas e recursos necessários.
- Determinar a sequência.
- Determinar os responsáveis.
- Identificar limites.
- Explicar contingências e exceções.
- Revise e teste.
1. Identifique seu propósito.
Antes de começar a escrever, faça uma sessão de brainstorming. Durante esse tempo, você deve determinar o que seu documento final deve realizar. Você está criando um guia de treinamento? Você está estabelecendo um processo para a liderança sênior?
Você desejará estabelecer um nome claro para o processo que está documentando e um objetivo claro para o que está tentando realizar.
2. Determine seu público.
Em seguida, identifique seu público e por que você precisa explicar esse processo a eles. Por exemplo, isso é para a equipe de vendas ou novas contratações? O público determinará as informações que você incluirá.
3. Identifique o formato.
Você vai querer decidir o que é essencial incluir em sua documentação. E isso vai além do texto. Você vai precisar de recursos visuais? Talvez seu documento se beneficie de gráficos, tabelas ou um fluxograma. Talvez um PDF ou página da Web não seja o melhor formato. Alguns processos são melhor explicados em vídeo.
Aqui, você determinará qual formato ou visual comunica melhor as informações necessárias.
4. Defina o escopo.
Seu escopo estabelecerá o que está e o que não está incluído em sua documentação. Isso pode ajudá-lo a manter um foco estreito na tarefa específica que está sendo documentada. Trabalhar dentro de um escopo definido ajudará sua equipe a evitar a sobrecarga de informações.
5. Identificar as ferramentas e recursos necessários.
Em seguida, determine o que você precisará para concluir a tarefa. Isso inclui software, ferramentas e capital relevantes necessários para cada etapa do processo. Esses recursos às vezes são chamados de entradas.
6. Determine a sequência.
Quando possível, descreva as etapas sequenciais necessárias para repetir um processo. Isso desempenha um papel enorme no aumento da eficiência e na determinação do sucesso geral de qualquer tarefa.
No entanto, nem toda tarefa tem uma ordem sequencial clara. Às vezes, você precisará avaliar vários cenários e possíveis resultados para determinar a ordem das operações do seu processo. Nesse caso, crie sequências diferentes para cada cenário.
7. Determine as partes responsáveis.
O próximo passo é pensar no papel de cada stakeholder. Esta parte do seu documento deve ser o mais detalhada possível. Inclua expectativas de cronograma para cada pessoa e como esses prazos suportam suas metas gerais de cronograma.
8. Identifique limites.
Seu documento deve estabelecer todos os limites que moldam seu processo. Isso inclui cronogramas de processo, datas de vencimento, limitações orçamentárias, marcadores de desempenho chave, etc.
Se você está pensando em mudar seu processo, estabelecer limites firmes o ajudará a entender quaisquer limitações. Você será capaz de identificar o que pode mudar e o que deve permanecer constante.
No documento do processo de pessoal abaixo, os limites relacionados aos recursos humanos são claramente definidos. O documento também estabelece onde termina o envolvimento do RH.
9. Explique exceções e contingências.
Esteja atento às exceções que podem surgir e leve-as em conta na documentação do seu processo. O mesmo vale para contingências. Você deve descrever quando os membros da equipe teriam que se desviar da sequência designada de etapas.
10. Revise e teste.
Depois de considerar todos esses fatores e documentar seu processo, você revisará seu trabalho. Edite seu documento. Em seguida, teste suas instruções concluindo a tarefa conforme descrito. Se tudo correr bem, você deve alcançar os resultados desejados de sua tarefa.
Lembrar: Se o seu processo envolve várias partes interessadas, isso pode acabar sendo um projeto envolvendo camadas de feedback. Cada perspectiva oferece a você uma oportunidade maior de otimizar melhorias em seus processos.
Dicas para Documentação de Processos
Antes de sua equipe começar a escrever, aqui estão algumas dicas que podem ajudá-lo a aproveitar ao máximo seu esforço.
1. Seja breve.
Você tem a opção de ser tão prolixo ou curto quanto quiser. Recomendamos ser o mais conciso possível. Diga o suficiente para transmitir a ideia, sem ser repetitivo ou usar palavras de preenchimento.
2. Inclua recursos visuais (quando aplicável).
Os recursos visuais podem tornar seu documento mais atraente. Por exemplo, imagens ou infográficos podem quebrar grandes blocos de texto. Isso pode tornar seu documento mais fácil de ler.
Em outros casos, gráficos ou tabelas podem ser a maneira mais útil de exibir informações. Para tópicos complexos ou processos visuais, um vídeo pode funcionar melhor.
Dica profissional: Se estiver mostrando como uma etapa leva à próxima, considere um fluxograma.
3. Dê poder de edição à sua equipe.
Dê às partes interessadas a capacidade de editar a documentação do processo. Este simples ajuste nas configurações de permissões do seu documento pode economizar muito tempo e trocas entre sua equipe. Como os processos mudam ao longo do tempo, você terá vários membros de sua organização que podem manter seu conteúdo atualizado.
4. Mantenha-se flexível.
Lembre-se: não há 1 forma correta de documentar processos. A única maneira de errar na documentação do processo é ignorá-la completamente.
A maneira como você cria a documentação pode mudar com o tempo. Na verdade, seu próprio documento provavelmente passará por várias iterações. Mantenha uma mentalidade flexível para obter os melhores resultados.
Introdução à documentação
Agora que você explorou as práticas recomendadas para documentação de processos, pode começar a escrever.
Lembrar: Documentar as etapas dos processos seguidos com mais frequência evita que sua equipe tenha que reinventar a roda constantemente. Em vez disso, sua equipe terá uma linha de base firme. Em vez disso, eles podem inovar a roda, se necessário.
