O que é uma carta de projeto? O Guia Completo

As cartas do projeto fornecem uma luz orientadora para qualquer nova iniciativa. Portanto, quer você trabalhe como gerente de projeto ou profissional de operações, precisará se tornar um profissional na redação desses documentos.

Além de fornecer a você a autorização para iniciar os projetos, os termos do projeto o ajudam a vender a viabilidade do seu projeto para as partes interessadas. Este documento também ajudará a colocar toda a sua equipe a bordo com seus planos e prazos.

Neste guia, exploraremos tudo o que você precisa saber sobre os termo de abertura do projeto. Abordaremos:

Os benefícios de criar cartas de projeto

“O termo de abertura do projeto é um documento tão importante que um projeto não pode ser iniciado sem ele”, diz Rita Mulcahy, uma renomada gerente de projetos, instrutora e autora. Este documento pode manter sua equipe no caminho certo para atingir os objetivos do projeto dentro do prazo.

Aqui estão outros benefícios de criar uma carta de projeto bem escrita:

• Você decidirá sobre o orçamento do projeto.
• Você pode definir o resultado do projeto.
• Você evitará aumento do escopo e cumprirá seus prazos.
• Você pode obter a adesão das partes interessadas para o seu projeto.
• Você pode definir as datas esperadas de início e término do projeto.
• Você pode explicar claramente como as metas do seu projeto se alinham aos objetivos organizacionais.

A seguir, exploraremos as melhores práticas para escrever um termo de abertura do projeto.

Como escrever uma carta de projeto

Ao redigir o termo de gerenciamento do projeto, é importante acertar desde o início. “Você não deve alterar o termo de abertura do projeto após sua aprovação”, diz Mary Beth Imbarrato, autora de The Project Roadmap. Mudanças de última hora podem fazer com que as partes interessadas questionem a viabilidade do projeto.

Este guia passo a passo ajudará você a escrever um excelente termo de abertura do projeto desde o início.

1. Reúna percepções de sua equipe de projeto.

Conversar com os membros de sua equipe é essencial ao criar os termos do projeto. Seus colegas podem ajudá-lo a definir cronogramas de projetos realistas. Eles também podem ajudá-lo a descobrir as metas, o escopo e os planos de mitigação de riscos do projeto.

“Você deve reservar um tempo para os membros de sua equipe discutirem o projeto, como eles querem abordá-lo e qual é a largura de banda atual”, diz Will Yang, chefe de crescimento da Instrumentl. “Fazer isso garante que sua equipe de projeto esteja na mesma página.”

2. Armazene o frete em um local central.

Para promover a colaboração, armazene o termo de abertura do projeto em um hub central para que os membros da equipe possam comentá-lo e editá-lo.

Isso dá a todos um senso de propriedade do projeto. Programas como Google Drive e Dropbox oferecem recursos de coedição.

3. Mantenha o termo de abertura do projeto breve.

Você pode ficar tentado a capturar todos os detalhes em seu termo de abertura do projeto. Mas lembre-se: você deve se aprofundar no documento de planejamento do projeto, não no termo de abertura do projeto.

“As partes interessadas não terão tempo para ler uma carta detalhada de 15 páginas porque têm outras prioridades”, aconselha Konstandinos Christofakis, chefe de marketing da ULTATEL. “É por isso que as cartas devem ser uma visão geral de alto nível dos projetos, curtas o suficiente para ser útil e longo o suficiente para ser valioso.”

Se a informação for digerível, as chances de aprovação do projeto aumentam, segundo Christofakis.

4. Adicione recursos visuais ao seu charter.

O uso de imagens ou elementos de design pode ajudar a melhorar a legibilidade do termo de abertura do projeto e manter o documento breve.

Por exemplo, se você deseja delinear um longo plano de comunicação ou marco em sua carta, um gráfico de Gantt pode ajudar. Esses gráficos também se destacam no termo de abertura do projeto, permitindo que os membros da equipe os consultem facilmente.

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5. Crie um modelo de termo de abertura do projeto.

Você já escreveu uma carta de projeto no passado? Ou talvez o documento que você acabou de preencher seja uma obra-prima. Transforme esses documentos em modelos que você poderá usar no futuro.

Ter um modelo para sua carta de gerenciamento de projetos ajuda você a economizar tempo e manter a consistência no futuro. Essa abordagem dos termos do projeto também garante que você não pule elementos importantes em seu documento.

Dica profissional: Se ainda não tiver um modelo, você pode procurar opções online. A HubSpot oferece um modelo de termo de abertura do projeto gratuito que você pode baixar a qualquer momento.

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Agora que você conhece os fundamentos da criação de cartas de gerenciamento de projetos, vamos examinar a anatomia de uma carta de projeto.

A anatomia de uma carta de gerenciamento de projetos

Depois de desenvolver um termo de abertura do projeto, os gerentes de projeto os enviam ao patrocinador do projeto para obter aprovação. Um patrocinador pode incluir o governo, um financiador individual ou a alta administração da organização que executa o projeto.

Aqui estão os elementos que seu termo de abertura do projeto precisa para obter a aprovação dos patrocinadores.

1. Objetivo do Projeto

O objetivo do projeto é a razão de alto nível para a realização do projeto. Vincular os objetivos às metas da sua empresa é uma maneira brilhante de despertar o interesse das partes interessadas em seu projeto.

Dica profissional: Use a estrutura SMART para tornar suas metas específicas, mensuráveis, alcançáveis, realistas e com prazo definido.

2. Visão geral do projeto

A visão geral do projeto apresenta mais detalhes sobre o cronograma e a propriedade de um projeto. Esta seção descreve detalhes como o nome do projeto, patrocinador do projeto, gerente do projeto, datas esperadas de início e conclusão e orçamento estimado.

Dica profissional: Adicione uma tabela à visão geral do seu projeto. Isso torna as informações escaneáveis ​​e fáceis de encontrar.

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3. Entregáveis ​​do Projeto

Esta é uma lista dos serviços ou produtos que a equipe do projeto fornecerá às partes interessadas. Seja claro sobre o que sua equipe está entregando para evitar divergências que o façam estender o prazo.

4. Escopo do Projeto

O escopo do projeto explica os limites do projeto. Embora os PMs normalmente escrevam escopos de projeto detalhados, mantê-lo breve no termo de abertura do projeto é uma prática recomendada. Porque? Você pode criar uma declaração de escopo detalhada na fase de planejamento do projeto.

5. Partes interessadas do projeto

Esta é uma lista de nomes e responsabilidades das partes envolvidas em um projeto. Declarar quem é responsável por diferentes tarefas torna os membros de sua equipe responsáveis.

6. Riscos do Projeto

Descrever os riscos de um projeto ajudará você a identificar os bloqueadores do sucesso de seu projeto e seu impacto potencial. Isso permite que você crie estratégias de mitigação de risco.

Dica profissional: Crie uma tabela de riscos potenciais. Certifique-se de explicar por que o risco representa uma ameaça ao seu projeto e as estratégias de mitigação que você planeja adotar.

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7. Recursos do Projeto

Sempre crie uma lista de recursos que seu projeto precisará. E isso não é só dinheiro. Seus recursos devem incluir membros da equipe, instalações, equipamentos e outros itens essenciais que são críticos para o sucesso do seu projeto. Isso ajuda você a contabilizar tudo o que precisa para levar o projeto até a linha de chegada.

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Exemplos de termo de abertura do projeto

1. Carta de gerenciamento de projetos para Lean Six Sigma

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Este exemplo de termo de abertura do projeto segue o formato Lean Six Sigma, uma metodologia para gerenciamento de projetos. As equipes que já usam essa estrutura podem optar por estruturar o termo de abertura do projeto dessa maneira.

O que gostamos: O termo de abertura do projeto Lean Six Sigma oferece um escopo de trabalho claro. As metas do projeto também seguem a estrutura SMART, tornando extremamente claro como o projeto beneficiará a empresa.

Limitações do termo de abertura do projeto: Embora esta carta descreva informações importantes, incluindo a meta do projeto e a declaração do problema, algumas informações importantes estão faltando. O proprietário do processo não informou os custos ou riscos do projeto. Se você emular este formato, certifique-se de incluir esta informação.

2. Carta de Gerenciamento de Projetos para Redesenho do Site

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Neste termo de abertura do projeto, a Universidade de Guelph explora exatamente o que sua equipe de web deve fazer para redesenhar o site da biblioteca da escola. Isso inclui todas as partes interessadas necessárias e quem é o proprietário do projeto.

O que gostamos: Este projeto tem um escopo e cronograma bem definidos. Os patrocinadores sabem exatamente quem está trabalhando em quê e quando.

Limitações do termo de abertura do projeto: Embora este projeto explore os riscos associados ao projeto, os planos de mitigação melhorariam esta seção do documento.

Erros a evitar ao criar cartas de gerenciamento de projetos

1. Falta de uma declaração de propósito claro

Todo projeto deve ter um objetivo e um propósito claros. Mas, às vezes, o objetivo principal se torna obscuro. Para combater isso, aplique o efeito da verdade ilusória, que afirma que o uso de informações repetidas aumenta a compreensão.

Lauren Carter, consultora principal da Lauren Ashley Consulting, diz que usa essa estratégia para ajudar sua equipe a lembrar o propósito dos projetos. Nas palavras de Lauren:

“Os membros do projeto muitas vezes perdem a ‘Estrela do Norte’ no meio do trabalho. Uma maneira eficaz de evitar isso é ter uma declaração de propósito clara no estatuto, que repito de várias maneiras ao longo do ciclo de vida do projeto.”

“Isso pode ser um cabeçalho nos documentos do projeto, colocando-o no topo dos cronogramas ou gráficos, ou usando-o como uma métrica para avaliar as atividades planejadas e não planejadas que surgem.”

2. Criando um projeto intermediário do termo de abertura

As cartas do projeto devem dar início à sua iniciativa. Escrever este documento no meio do caminho pode levar ao aumento do escopo, responsabilidades mal definidas e confusão.

“Mudar o termo de abertura do projeto após o início e o planejamento significa que você terá que revisar qualquer trabalho concluído e até mesmo refazer algumas tarefas concluídas”, diz Mary Beth Imbarrato, uma veterana de 25 anos no setor de gerenciamento de projetos.

Ela acrescenta: “Isso pode levar a atrasos, custos elevados e criar mais riscos para o projeto”.

Mary Beth também diz que as mudanças no estatuto podem afetar a forma como os membros da equipe veem um projeto. O resultado? Comprometimento e engajamento reduzidos.

Resumindo: criar o termo de abertura antes de iniciar o projeto o ajudará a evitar o aumento do escopo, evitar a perda de tempo refazendo o trabalho e manter afastados os riscos extras para o seu projeto.

3. Ignorando o modelo de termo de abertura da sua empresa

O uso de cartas de projeto existentes como modelos pode economizar tempo e garantir a consistência.

Em vez de criar novos afretamentos do zero, solicite uma amostra de um documento de afretamento completo de que a empresa gostou e use-o como modelo. Este modelo ajudará você a entender como sua organização prefere apresentar ideias, permitindo que você siga o exemplo e comece os projetos com o pé direito.

Iniciar um novo projeto sem erros

Uma carta bem pensada é um roteiro para atingir os objetivos do seu projeto em tempo recorde.

Comece reunindo informações de sua equipe e criando um termo de abertura do projeto que receberá luz verde das partes interessadas.