Si es como millones de usuarios, utiliza hojas de cálculo de Excel para planificar sus presupuestos, realizar un seguimiento de las ventas o los gastos y organizar todo tipo de datos. Incluso puedes utilizar Excel para trabajar con información privada o confidencial.
Si tiene datos en una hoja de cálculo que no quiere que nadie vea, puede proteger con contraseña ese archivo de Excel. Descubrí que exigir que las personas ingresen una contraseña para acceder a un archivo de Excel mantiene privada su información privada, al mismo tiempo que le permite a usted y a cualquier otra persona con la contraseña el acceso adecuado.
Veamos cómo puedes proteger con contraseña tus archivos de Excel.
Cómo proteger con contraseña un archivo de Excel
En mi década de uso de Excel, he usado hojas de cálculo para almacenar todo tipo de información personal y comercial.
Si no quiero compartir esta información con otras personas, todo lo que tengo que hacer es proteger el documento con contraseña y luego compartir la contraseña sólo con aquellos que necesitan acceso.
Por ejemplo, he trabajado en muchas empresas que utilizan Excel para almacenar información confidencial de los empleados: números de seguridad social, salarios, etc.
No desea que empleados aleatorios accedan a esta información privada; por lo tanto, el mejor enfoque es que el departamento de recursos humanos (RRHH) proteja con contraseña este archivo específico.
Luego, RR.HH. puede compartir esta contraseña con la administración de claves, quienes necesitan ver los datos pero usan protección con contraseña para mantener los datos alejados de las miradas indiscretas de otros empleados.
He aquí cómo hacerlo:
Protección con contraseña en Windows
Paso 1: abre el documento
En Excel, abra una hoja de trabajo existente o cree una nueva.
Paso 2: haga clic en Archivo
En la hoja de cálculo, haga clic en Archivo en la barra de menú.
Paso 3: haga clic en Información
En la página siguiente, haga clic en Información en la columna de la izquierda.
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Paso 4: agregue protección
clickea en el Proteger el libro de trabajo para mostrar el menú desplegable.
Paso 5: cifrar el documento
Seleccionar Cifrar con contraseña. Esto muestra el cuadro de diálogo Cifrar documento.
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Paso 6: crear contraseña
Ingrese la contraseña deseada en el Contraseña campo y haga clic DE ACUERDO. Cuanto más larga y compleja sea la contraseña, mejor. Trate de no insertar palabras o frases comunes que otros puedan adivinar fácilmente.
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Paso 7: Confirmar contraseña
Excel ahora le pide que confirme la contraseña. Vuelva a ingresar la contraseña en Ingrese la contraseña nuevamente campo y haga clic DE ACUERDO de nuevo.
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Protección con contraseña en Mac
Paso 1: abre el documento
En Excel, abra una hoja de trabajo existente o cree una nueva.
Paso 2: haga clic en Archivo
En la hoja de cálculo, haga clic en Archivo en la barra de menú superior.
Paso 3: haz clic en contraseñas
A continuación, haga clic Contraseñas… en el menú desplegable.
Paso 4: crea una contraseña
Ingrese la contraseña deseada en el Contraseña campo y haga clic DE ACUERDO. Puedes crear dos contraseñas diferentes, una para abrir el archivo y otra para modificarlo. Recuerde que las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas.
Cuanto más larga y compleja sea la contraseña, mejor. Trate de no insertar palabras o frases comunes que otros puedan adivinar fácilmente.
Paso 5: Confirmar contraseña
Excel ahora le pide que confirme la contraseña. Vuelva a ingresar la contraseña en Ingrese la contraseña nuevamente campo y haga clic DE ACUERDO de nuevo. Preste atención a la advertencia de que si la contraseña se pierde u olvida, no se podrá recuperar.
Paso 6: presione Guardar
Prensa Ahorrar para guardar la contraseña en su documento. La próxima vez que abra el archivo, se le solicitará la contraseña antes de abrirlo.
Reabrir un archivo protegido
A partir de ahora, cada vez que intentes abrir el archivo, Excel te pedirá la contraseña. Cuando se le solicite, ingrese la contraseña que creó. Si ingresa una contraseña incorrecta, no podrá abrir el archivo.
Puede compartir su contraseña con otras personas si es necesario. Por ejemplo, si crea un archivo protegido con contraseña al que todo su equipo de trabajo necesita acceso, comparta la contraseña con otros miembros de su equipo. Cada miembro puede acceder a la hoja de cálculo utilizando esta contraseña.
Descubrí que el problema más común al proteger archivos de Excel con una contraseña es olvidar la contraseña. Probablemente querrás anotar la contraseña y guardarla en un lugar seguro. Me gusta enviarme contraseñas por correo electrónico, que puedo almacenar en carpetas de mi programa de correo electrónico.
Descubrí que proteger con contraseña un archivo de Excel es una buena manera de mantener la información personal privada. Es fácil de hacer y evita que otros vean información que usted prefiere mantener privada.
Si comparte sus hojas de cálculo, Excel también le permite bloquear celdas específicas para que otros no puedan cambiar los datos que ingresa. Para saber cómo, lea nuestro artículo complementario, ¿Tiene problemas en las hojas de cálculo de Excel compartidas? Aprende a bloquear células. Sé que esto te resultará útil.
Cuándo utilizar la protección con contraseña
He descubierto que la protección con contraseña de Excel es bastante útil cuando se trata de datos confidenciales. Aquí hay cuatro escenarios en los que es posible que desee utilizar protección con contraseña.
Trabajar con información confidencial
La protección con contraseña es esencial si trabaja con información confidencial que no se puede compartir con otros. Esto ocurre más comúnmente con información relacionada con el trabajo que no desea que vean los competidores o el público en general, como planes para nuevos productos o servicios.
Protegiendo sus datos personales
Hay mucha información personal que necesito almacenar en algún lugar al que no quiero que otras personas accedan. Me refiero a números de cuentas bancarias y tarjetas de crédito, direcciones de correo electrónico, información financiera, etc. Este tipo de información personal se almacena fácilmente en una hoja de cálculo de Excel, que puede mantener segura mediante la protección con contraseña.
Almacenamiento de otras contraseñas
Si eres como yo, tienes nombres de usuario y contraseñas únicos para docenas, si no cientos, de aplicaciones, servicios y sitios web, y no puedes recordarlos todos. Almaceno todas mis contraseñas en una sola hoja de cálculo de Excel y luego protejo esa hoja de cálculo con una sola contraseña.
Cuando no recuerdo cómo iniciar sesión en un determinado sitio web, todo lo que tengo que hacer es abrir el archivo Excel protegido con contraseña y la información que necesito está ahí.
Crear listas de regalos
Aquí hay uno que uso todo el tiempo, especialmente durante las vacaciones. Mantengo una hoja de cálculo maestra de todos los regalos que compré para los miembros de la familia y luego la protejo con contraseña para ocultarla de miradas indiscretas. ¡No quiero que mi esposa o mis hijos vean lo que les compré y arruinen la sorpresa!
A partir de
Proteger sus archivos con contraseña puede ayudarle a mantener su información privada. Esto es especialmente útil si su equipo trabaja con información y datos privados. Ahora puedes mantener tu trabajo confidencial con sólo unos sencillos pasos.
